El diseño del lugar de trabajo y su relación con la productividad

La productividad es un paso fundamental al diseñar un lugar de trabajo. Considerar la influencia del medio ambiente, el equipo y el diseño de un lugar de trabajo en el desempeño laboral es fundamental para elevar la productividad de la fuerza laboral.

Los tiempos están cambiando, al igual que los espacios de trabajo. Según BBC News, se ha redefinido la forma en que los empleados trabajan y pasan su tiempo en el trabajo, especialmente después de la pandemia de Covid-19.

Dado que las oficinas se han vuelto más dinámicas y proactivas, el diseño de oficinas e interiores ha mejorado la productividad y el éxito. Y es que los lugares de trabajo deben ser entornos motivadores que fomenten el trabajo en equipo y la comunicación continua.

¿Cuáles son los factores de oficina que influyen en la productividad?

El diseño de los espacios de trabajo debe estar en consonancia con la filosofía y valores de nuestra empresa. Los espacios minimalistas, ordenados, bien organizados y bien distribuidos y los colores que motivan e inspiran son factores que nos ayudan a mantenernos más enfocados y, por lo tanto, se traducen en una mayor productividad.

A continuación encontrará los 10 factores principales que son fundamentales para garantizar tanto la eficiencia como el bienestar de los empleados:

1. Iluminación

La mala iluminación suele causar estrés, fatiga visual, dolores de cabeza y melancolía. Por ello, la luz es uno de los factores más influyentes ya que diferencia espacios y ambientes de trabajo.

Será mucho mejor si las ventanas de su espacio de trabajo dan a un exterior tranquilo y silencioso, como un jardín. Alternativamente, puedes reproducir la sensación de luz y espacio con luces y reproducciones de obras de arte que calman tu espíritu.

Sin embargo, debe recordarse que la mayor parte del trabajo se realiza en una computadora u otro dispositivo electrónico. Por eso, es crucial considerar luces complementarias para evitar el agotamiento visual.

2. Temperatura

Es fácil reconocer cómo la diferencia de temperatura del ambiente provoca cambios en nuestro estado de ánimo: demasiado calor nos adormece y nos entumece, y el frío contrae nuestros músculos y nos hace perder la concentración.

Se requieren medidores de humedad y termómetros de habitación para monitorear la temperatura y la humedad de la oficina y trabajar para mantenerlos en los niveles adecuados en todo momento. Debido a que los acondicionadores de aire secan el entorno y provocan la acumulación de electricidad estática en la oficina, los niveles de humedad deben ser ligeramente superiores al 50 %. (el nivel promedio debe estar entre 30 por ciento y 70 por ciento).

Se deben mantener las temperaturas adecuadas:

• En verano, de 23 a 26 grados centígrados.
• En invierno, de 20 a 24 grados centígrados.

Por eso, conseguir que la temperatura de nuestro espacio de trabajo sea agradable y acorde con cada estación del año es fundamental para optimizar la productividad.

3. La distribución de los espacios

Disponer de espacios flexibles y multidisciplinares y poner a disposición de los trabajadores salas de reuniones, zonas de oficina o cafeterías, entre otros, influye directamente en su bienestar y productividad. Además, el acceso a cada uno de estos espacios debe ser fácil y no debe interrumpir el trabajo de otros compañeros.

También se aplica a la distribución de las cosas. ¿Se levanta de cuatro a cinco veces por hora buscando libros o materiales de referencia, o pierde el tiempo buscando una carpeta? Las distracciones se evitan cuando tienes todos los materiales esenciales que necesitas para trabajar. Tus mejores amigos son los cajones, los estantes, los archivadores y las cajas de almacenamiento.

4. Limpieza

Tu mente es evidente cuando tu entorno está limpio.

Nada es más ineficiente o inquietante que llegar al trabajo con un escritorio repleto de artículos que no necesita.

Fomentar la participación de los empleados y el desarrollo de planes y rutinas. Tenga en cuenta que un lugar de trabajo limpio y ordenado reduce los errores humanos y un lugar de trabajo limpio promueve la felicidad. Es hora de ordenar tu escritorio si está lleno de papeles, periódicos viejos y 100 revistas. Si puede aumentar la limpieza de su oficina, todo lo demás también mejorará.

5. Áreas de descanso

La jornada laboral suele tornarse intensa por algún imprevisto de última hora o por una reunión que se alarga. Tener un espacio de descanso con un ambiente más relajado y de desconexión es fundamental para maximizar la productividad. Permite al trabajador descansar y recuperar todas sus facultades.

Un descanso de 15 minutos para tomar una taza de té o café es suficiente para desestresarse y levantar el ánimo. Además, muchas ideas, iniciativas o logros empresariales únicos han sido concebidos durante un descanso alrededor de la máquina de café, ya que la conversación refresca la mente y fomenta el trabajo en equipo.

Estos escenarios requieren un mobiliario cómodo y un diseño polivalente que aclare la diferencia entre espacio de trabajo y relax, propiciando una experiencia que brinde el bienestar esperado.

6. Comunicación y colaboración, imprescindibles para asegurar la productividad

El diseño de la oficina debe estar orientado a garantizar y facilitar una comunicación fluida entre los empleados. Optar por espacios abiertos que favorezcan la interacción y la colaboración y den sensación de libertad repercutirá en la productividad del personal.

También es importante pensar en qué tan bien se comunica con sus colegas. Es necesario elegir espacios amplios que favorezcan estas conexiones a la vez que proporcionen una sensación de libertad.

7. Practicidad, funcionalidad y ergonomía del mobiliario

Las oficinas se han convertido en nuestro segundo hogar. Por lo tanto, tenemos que adaptarlos para evitar riesgos laborales causados ​​por posturas inadecuadas, movilidad restringida o iluminación incorrecta. Todas estas dolencias pueden acabar provocando graves problemas de salud.

Para un correcto diseño de los lugares de trabajo, es necesario seguir la antropometría. Esta parte se encarga de analizar las medidas de cada persona y adaptar muebles y objetos a sus preferencias y requerimientos.

Siempre que sea posible, es recomendable realizar este estudio para adaptar el diseño y el equipamiento de la oficina a las necesidades y características de cada trabajador, como su peso y altura, favoreciendo una correcta postura para evitar posibles lesiones. Por ello, elegir muebles ergonómicos, flexibles y adaptables es una de las decisiones más críticas para garantizar la salud física.

8. Acústica, fundamental para la productividad

Aunque es un factor intangible, la acústica y la gestión del ruido son otros factores a tener en cuenta en el diseño de interiores.

El origen del ruido en las oficinas puede deberse a cuatro factores diferentes:

• Ruidos de ascensores, iluminación, conductos de aire o agua y otros sistemas del edificio.
• Ruidos de equipos de oficina: como ordenadores, fotocopiadoras, teléfonos o impresoras.
• Ruido ambiental: conversaciones y risas entre compañeros, cierre y apertura de puertas, personas que se mueven dentro de la oficina, llamadas telefónicas, etc.
• Contaminación acústica exterior: tráfico de vehículos, obras, colegios o parques infantiles, etc.

¿Qué se puede hacer para bajar los niveles de decibelios?

• Use divisores de mesa que amortigüen el sonido.
• Evite muebles que reboten el sonido, como metal o vidrio.
• Utilizar elementos decorativos de doble función: función de amortiguación estética y acústica.
• Aísle los equipos ruidosos como fotocopiadoras, impresoras, servidores en otras habitaciones.

Por lo tanto, los espacios de trabajo sin interrupciones son necesarios para optimizar la productividad. Las salas de reuniones deben estar completamente insonorizadas para evitar el ruido exterior tanto como sea posible o incluso considerar implementar un sistema de sonido para las áreas donde desea fomentar la creatividad, ayudando a los trabajadores a relajarse y sentirse más cómodos e inspirados.

9. Colores para una oficina

Los colores en un lugar de trabajo son otro factor vital que influye en la productividad y la moral de los empleados. Los tonos de los espacios de trabajo pueden potenciar la creatividad y la innovación, aumentar su rendimiento y aportar tranquilidad y sosiego.

Así, algunos de los colores más recomendables para una oficina son, entre otros, los blancos y los grises para una sensación de orden, tranquilidad y limpieza; el blues, como sinónimo de libertad y concentración; o tonos verdes y naturales para espacios que fomentan la creatividad y las ideas innovadoras. Por otro lado, se deben evitar los rojos y naranjas ya que empeoran la concentración, y los amarillos, que aumentan emociones como la ansiedad.

10. Aromas

Algunos estudios muestran la influencia de algunos aromas en la productividad, como el limón, el jazmín, la canela, la lavanda o el romero, y cada uno tiene su función. Mientras que el limón favorece la concentración y tiene propiedades relajantes, el jazmín y la lavanda ayudan a calmar los nervios. La canela ayuda a combatir la fatiga mental y la concentración, y el romero es favorable para la memoria.

Además, deje correr el aire fresco, abra las ventanas al menos tres veces al día. El olor rancio en la oficina incide negativamente en el componente físico y en el trasfondo emocional. Aparte de eso, tener una planta cerca de tu espacio de trabajo es una excelente idea porque ayuda a mejorar la calidad del aire interior y proporciona oxígeno filtrado. Finalmente, los olores pueden alterar nuestras emociones.

Ultimas palabras

Hay muchos factores en el diseño de oficinas que influyen en la productividad de los trabajadores. En este sentido, la transformación de los espacios es una decisión muy relevante con un tremendo impacto positivo a largo plazo en el bienestar físico y emocional de los trabajadores y en el éxito de la empresa.

Entonces, ya sea que esté diseñando un espacio de trabajo para una oficina, ¡atrévase a crear áreas abiertas, cómodas, relajantes y agradables!