Secretaria virtual y cómo puede ayudar a su empresa

Para muchas empresas, contratar una secretaria o un asistente personal a tiempo completo es un hito importante. Es una señal de que el negocio está creciendo. Tanto es así, de hecho, que el soporte administrativo ya no es una buena opción. Es una necesidad.

Pero, ¿Cómo saber cuándo es el momento de contratar a una secretaria a tiempo completo?

Es posible que nunca tengas que hacerlo en absoluto. Este es el por qué.

¿Realmente necesita una secretaria a tiempo completo?

Hay millones de secretarias (más de 3,7 millones, de hecho). Eso es solo en los Estados Unidos. Estas secretarias cumplen obligaciones como la gestión de la programación, la entrada de datos, las tareas administrativas, las llamadas telefónicas e incluso la contabilidad. Eso muestra que existe una demanda sustancial de servicios en persona que ayuden a administrar la vida cotidiana de una oficina.

Una secretaria de tiempo completo promedia más de $35,000 por año, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Además de eso, se espera que cualquier negocio que contrate a una secretaria a tiempo completo pague otros gastos, como los beneficios. El tiempo de vacaciones también es imprescindible. Súmelo todo y el costo total para su negocio es mucho más alto de lo que podría imaginar. Ciertamente es más alto de lo que dice el salario.

Trabajar con contratistas independientes en forma de secretarias virtuales es una solución fácil. Significa que puede contratar a alguien a tiempo parcial, pagarle con un acuerdo sencillo por hora y seguir disfrutando de un trabajo, habilidades y experiencia de alta calidad.

¿Realmente necesitas una secretaria a tiempo completo? Incluso si lo hace, contratar a una secretaria virtual a tiempo parcial puede ser una excelente introducción a lo que es delegar.

Lo que una secretaria virtual puede hacer por ti

Tal vez tenga una idea vaga de lo que puede hacer una secretaria, pero todavía no está convencido de la idea de contratar una. ¿Cómo sabes si debes contratar uno?

Echemos un vistazo a muchas de las tareas básicas que una secretaria virtual puede manejar de forma remota:

• Teneduría de libros. ¿Cansado de rastrear gastos o registrar recibos? Conecte una secretaria virtual a su software de contabilidad y se sorprenderá no solo de lo fácil que es el proceso, sino también de lo rápido que puede ser.
• Llamadas telefónicas. Una secretaria virtual no solo puede manejar sus llamadas telefónicas de forma remota, respondiendo en su nombre, sino que incluso puede realizar llamadas telefónicas por usted. Esto es ideal para todo tipo de necesidades, desde hacer arreglos de viaje hasta programar reuniones y citas.
• Manejo de redes sociales. ¿No siempre tiene tiempo para actualizar Upwork o comunicarse con clientes potenciales? Deje que una secretaria virtual lo haga por usted.
• Gestión de correo electrónico. Según la Asociación Estadounidense de Psicología, la «multitarea» es un poco un mito. Hay una cierta ineficiencia psicológica en la gestión de correos electrónicos a lo largo del día, por ejemplo, lo que significa que cada vez que revisas el correo electrónico, pierdes algo más que el tiempo que solías revisar. Estás perdiendo el foco. Externalice la gestión de su correo electrónico a una secretaria virtual para que pueda concentrarse en su trabajo.
• Corrección de pruebas. Cualquier negocio pasará por una gran cantidad de documentación: contratos, propuestas, seguimientos y similares. No siempre vas a tener tiempo para leerlo todo. Entonces, en lugar de dormirse y olvidarse de revisar antes de que sea el momento de enviar su documentación, es una buena idea simplemente entregársela a una secretaria virtual calificada.
• Tareas administrativas inmobiliarias. ¿Trabajas en bienes raíces? Es posible que le resulte difícil hacer un seguimiento siempre de las personas, especialmente porque los bienes raíces pueden ser un trabajo «fuera de horario». Tener una secretaria virtual lista para atender las llamadas telefónicas le dará la apariencia de administrar un negocio profesional mucho más grande, incluso si solo está usted en la oficina.

Un asistente administrativo que trabaja en el sitio puede manejar todas estas tareas fácilmente. Pero contratar a una secretaria virtual es un excelente punto de partida. Le ayudará a aprender cómo manejar mejor las responsabilidades de liderar un negocio, especialmente si nunca antes ha estado en la posición de «jefe».

¿Cuáles son los beneficios de contratar una secretaria virtual?

Además de completar las tareas anteriores, tenemos que hacernos una pregunta muy sencilla: ¿Cuáles son los beneficios de contratar una secretaria virtual? Además de subcontratar sus tareas, ¿por qué contratar específicamente a una secretaria virtual? ¿Por qué no cualquier asistente virtual?

Para empezar, es cierto: cualquier asistente virtual puede ahorrar hasta un 78 % en costos operativos cada año. Esa es una reducción drástica. Con demasiada frecuencia, los propietarios y gerentes de negocios cometen el error de mirar la tarifa por hora inicial de un asistente virtual o una secretaria virtual. Luego comparan esto con la tarifa aparente por hora de un empleado a tiempo completo en el sitio.

Pero por las razones enumeradas anteriormente, incluidos los costosos beneficios para los empleados, contratar a una secretaria virtual puede ser mucho más rentable.

Vayamos más allá del costo. ¿Por qué contratar una secretaria virtual si necesita una secretaria que lo ayude a hacer crecer su negocio?

• Eficiencia. Una secretaria virtual con experiencia en el manejo de tareas como las enumeradas anteriormente será más eficiente en ellas. Pueden llegar a su primer día de trabajo remoto con el conocimiento y las herramientas para revisar de manera más eficiente, por ejemplo. O podrían tener un mejor sistema de contabilidad. Esto hace que valga la pena el costo porque no solo le quitan estas tareas de las manos, sino que las realizan de manera más eficiente de lo que lo hubiera hecho.
• Flexibilidad. Si contrata a un trabajador remoto que ha realizado trabajo remoto antes, es posible que el proceso sea mucho más ágil de lo que esperaba. Después de todo, un trabajador remoto ha realizado muchas de estas tareas antes. Es posible que necesiten un período de ajuste mientras se incorporan a su sistema (más sobre eso en un minuto), pero en general, su flexibilidad y adaptabilidad solo beneficiarán a su negocio.
• Inversión mínima. Además de las consideraciones de costos enumeradas anteriormente, recuerde que se puede contratar una secretaria virtual a tiempo parcial. Eso significa que no tiene que comprometerse por completo antes de comenzar a subcontratar sus tareas. Puede aprender cómo es administrar una secretaria, cómo incorporar a un nuevo «empleado» (o, en este caso, un contratista independiente) y suavizar el flujo general de su negocio. Puede hacerlo todo con una inversión mínima, pagando solo la tarifa por hora de un trabajador remoto a tiempo parcial.

Por supuesto, esos beneficios son solo algunos de los beneficios generales de contratar una secretaria virtual. Contrate al correcto y es posible que descubra que no todos los trabajos de asistente virtual son iguales.

Cómo establecerse y contratar a su primera secretaria virtual

A estas alturas, es posible que esté convencido de la idea de crear nuevos trabajos de asistente virtual en su empresa, pero no está seguro del proceso real de contratación de una secretaria virtual. Es por eso que hemos decidido dividirlo en unos pocos pasos clave:

• Regístrese con Delegado. ¡El paso más fácil de todos! Todo lo que tienes que hacer es registrarte con una cuenta en Delegado y tendrás acceso al resto de los pasos mencionados aquí. También podrá revisar las opciones disponibles y comenzar a buscar una secretaria virtual adecuada para su negocio.
• Trabaje con un gerente de éxito del cliente. Sabemos que el proceso de contratación puede ser intimidante al principio, especialmente si está trabajando en un sitio nuevo. Es una nueva plataforma. Es por eso que asignamos un gerente de éxito del cliente para ayudarlo a guiarlo a través de los pasos. Simplemente hágales saber lo que pueden hacer por usted, cuáles son sus objetivos y lo que necesita saber antes de comenzar. Ellos te guiarán el resto del camino.
• Selecciona y contrata a tu secretaria virtual. Suena como un gran paso, ¿verdad? Trabaje con su gerente de éxito del cliente y podrá analizar rápidamente las diversas opciones. Mire quién tiene experiencia como asistente ejecutivo, por ejemplo, y explore los tipos de habilidades que tienen los candidatos disponibles. Debe tratar de hacer coincidir los requisitos de su trabajo con la experiencia y los antecedentes de las posibles secretarias virtuales en su lista.
• A bordo. La incorporación es uno de los aspectos más subestimados de una nueva contratación. Si desea que alguien se integre completamente con su negocio, no puede simplemente esperar que se siente y se ponga a trabajar. Debe familiarizarlos con las necesidades de su negocio, sus sistemas actuales y más. Cree un documento de incorporación, o incluso haga que su secretaria virtual le ayude registrando todo lo que hacen para incorporarse. Esto puede ayudar en el futuro, en caso de que alguna vez necesite realizar contrataciones a tiempo completo o contratar nuevos asistentes virtuales.

¿Suena complicado? Que no es. Son solo unos pocos pasos entre usted y una contratación que pueden cambiar su negocio para siempre.